Ne të gjithë kemi 24 orë në ditë, por disa prej nesh arrijnë të bëjnë më shumë punë se të tjerët. A është ky një nga rastet ku disa njerëz punojnë më shumë se të tjerët? Ne e kemi dëgjuar shprehjen, “puno më zgjuar, jo thjesht më shumë”, por shumë sipërmarrës të suksesshëm kanë arritur të kuptojnë se produktiviteti është pjesërisht përpjekje dhe pjesërisht efikasitet. Të punosh me zgjuarsi është po aq e rëndësishme sa të punosh fort, por shpesh herë ne zgjedhim për për të punuar më shumë, sepse nuk dimë si të punojmë më zgjuar.
6 mënyra për të punuar më pak dhe për të bërë më shumë punë:
-
Transferoni
Problemi më i madh që kanë sipërmarrësit joproduktivë është të mësojnë se cilat nga detyrat e përditshme mund të transferohen dhe të zgjidhin sesi të transferojnë ato. Asistentët Virtualë (VA) mund të jenë një aset i vlefshëm për biznesin tuaj dhe një mënyrë e mirë për të fituar kohë. Sa ju kushton juve kryerja e disa detyrave të mërzitshme dhe të përsëritura? Nëse e keni konsideruar transferimin e një pjese të punës tuaj, por besoni se askush përvec jush nuk është mjaftueshëm kompetent për ta bërë atë, ju duhet të provoni një Asistent Virtual përpara se të dilni në atë përfundim. Nuk është e vështirë për të gjetur një Asistent Virtual të mirë nëse ju komunikoni në detaje mbi gjërat që ju nevojiten, dhe përcaktoni qartë detyrat dhe rezultatet.
-
Delegoni
Nëse keni një skuadër ose kolegë, shfrytëzojini ata. Mos kini frikë të delegoni punën dhe përgjegjësitë për anëtarët e skudrës kur ju duhet ta bëni një gjë të tillë.. Ju nuk duhet të të bëheni superheroi i biznesit tuaj. Përcaktoni prioritetet për atë që është e rëndësishme për ju dhe delegoni pjesën tjetër. E rëndësishme është delegimi i detyrave të duhura për njerëzit e duhur. Kjo kërkon përputhjen e kërkesave të detyrës së deleguar me aftësitë e personit të cilit ju ja delegoni atë. Fillimisht, niseni me delegimin e detyrave të vogla ose me pjesë detyrash për skuadrën tuaj. Pasi të keni forcuar mjaftueshëm besimin tek ekipi juaj, ju mund të filloni të delegoni detyra të plota.
-
Fokusohuni më shumë. Bëni më pak
Çelësi për të bërë më shumë është të bësh më pak. Nuk besoni? Kujtoni herën e fundit që kishit disa projekte njëkohësisht në duar. Sa kohë shpenzuat për t’i përfunduar të gjitha projektet? Krahasojeni tani atë me kohën kur e fokusuat të gjithë vëmendjen tuaj në një projekt. A ishte ecuria shumë më e mirë? Merrni përsipër sa më pak projekte njëkohësisht. Steve Jobs, gjatë një konference në vitin 1997, pasi reduktoi projektet e Apple nga 350 në 10, u shpreh se: “Ekziston mendimi se fokusimi lidhet me pranimin, me të thënit PO. Kjo nuk është e vërtetë. Fokusimi lidhet ngushtë me fjalën JO”.
Shmangni më shumë punë/gjëra nga sa pranoni. Zgjidhini projektet tuaja me kujdes dhe me qëllim. Si rregull, duhet të fokusoheni vetëm në një gjë/punë, në një kohë të caktuar. Gjeni atë objektiv ose qëllim madhor që duhet të ndiqni çdo ditë dhe fokusohuni atë.
-
Planifikoni pushime të rregullta në rutinën dhe punën tuaj
Vrulli i momentit është i rëndësishëm kur bëhet fjalë për produktivitetin. Megjithatë, sipërmarrësit që mbështeten në këtë vrull për të bërë më shumë, priren të jenë më pak produktivë. Të gjithë kemi përjetuar situata ku pavarësisht dëshirës për të bërë më shumë , kemi përfunduar duke bërë më pak.
Caktimi i pushimeve të rregullta në rutinën e përditshme ka provuar të jetë jashtëzakonisht i vlefshëm. Njerëzit mund të ruajnë vrullin e momentit duke punuar në detyra të ndryshme e të lodhshme, pa u lodhur dhe pa humbur fokusin.
Teknika të tilla si Pomodoro timer (rekomandohet shikimi i videos për ta kuptuar si teknikë) ose e thënë ndryshe, ndarja e një detyre në pjesë të vogla, mundëson pushimet e rregullta edhe pa pasur nevojën për t’u kujtuar për një pushim.
-
Automatizoni
Sa prej proceseve të punës, jetës apo të rutinës së përditshme mund të automatizoni?A merrni rregullisht e-maile të cilave mund t’ju ktheni një përgjigje të automatizuar? A e dini se ka edhe faqe interneti të specializuara si Meet Edgar që mund t’ju ndihmojë të automatizoni marketingun tuaj në mediat sociale. Përdorni teknologjinë dhe sasinë e mjeteve në dispozicion në internet për të automatizuar aspektet e jetës dhe të biznesit tuaj. Ekziston gjithmonë potenciali për të automatizuar disa aspekte të biznesit tuaj.
-
Modernizoni sa më shumë proceset
Mundohuni të kuptoni në cilin prej proceseve të përsëritura të biznesit tuaj mund të përmirësoni efikasitetin. Për shembull, kompania ndërvepron me dhjetra klientë ose konsumatorë në mënyrë të përditshme, duke iu përgjigjur pyetjeve të tyre. Një nga mënyrat më të zakonshme për të modernizuar shërbimin ndaj tyre është që të kemi përgjigje të përgatitura për t’i përdorur lehtësisht për pyetjet më të zakonshme që bëjnë klientët ose konsumatorët. Ide të tjera mund të përfshijnë uljen e numrit të mbledhjeve; kontrolli i e-mailit një ose dy herë në ditë në orare të caktuara; konsolidimin e software; reduktimi e listës së gjërave që duhen bërë, etj.
Kuptoni cilat janë ato gjëra që janë të tepërta, të panevojshme dhe që ju sjellin vonesa në biznesin tuaj, dhe filloni t’i eliminoni ato.
© Nuk lejohet riprodhimi i shkrimeve pa vendosur autorësinë e revistës "Psikologjia" dhe pa cituar burimin.
