Mundësitë janë që në një moment të caktuar të jetës, gjithkush interesohet apo thjesht dëgjon rreth menaxhimit të kohës. Mund të keni dëgjuar për agjendat planifikuese që përdoren për të organizuar dhe prioritizuar objektivat e ditës. Me të gjithë objektet e teknologjisë së lartë që kemi në duar përsëri shumëkush gjendet në vështirësi për të menaxhuar kohën ashtu siç duhet dhe për të realizuar objektivat e një dite apo një periudhe të caktuar më të gjatë.
Nga Prof.Assoc.proc.Doc.Dr. Ilia S. Larti
Përveç teknologjive të reja janë shkruar dhjetëra libra dhe artikuj që synojnë të mësojnë njerëzit se si të programojnë ditën në mënyrë që të jenë sa më efiçentë, por përsëri është thuajse e pamundur të gjesh dikë i cili është i kënaqur tërësisht me kohën që ka në dispozicion apo me mënyrën se si e kalon atë kohë. Kështu që në këtë shkrim dua të sqaroj disa koncepte dhe të shpjegoj arsyet që menaxhimi i kohës është një ndër detyrat më të vështira por edhe më të rëndësishme për këdo. Është e vërtetë që për botën e biznesit menaxhimi i kohës është veçanërisht me rëndësi, por ky shkrim do të jetë i përgjithshëm dhe do të mundet t’i vijë në ndihmë gjithkujt pavarësisht profesionit.
Ç’është koha?
Për të kuptuar se pse krijimi i një agjende nuk është asnjëherë zgjidhje absolute për menaxhimin e kohës sonë, duhet më parë të shohim se çfarë është koha. Koha është kur gjërat ndodhin. Koha është gjithmonë, por ka të paktën dy mënyra se si e masim apo perceptojmë. Ka dy lloj kohësh: koha që tregon ora apo kalendari dhe koha reale. Në kohën e orës, gjejmë 60 sekonda në një minutë, 60 minuta në një orë, 24 orë në një ditë dhe 365 ditë në vit. Koha kalon njësoj për të gjithë. Kur dikush mbush 50 vjeç, atij i kanë kaluar fiks 50 vjet që prej momentit kur ka lindur. Kjo kohë drejtohet nga oraret, takimet, objektivat dhe aktivitetet. Ndërsa në kohën reale, gjithçka është relative. Sasia e kohës varet nga gjërat që bën apo ndjen. Mund të përmendim shprehjen e Albert Einstein-it për ta kuptuar: “Të mbash dorën mbi një sobë të nxehtë për një minutë, duket sikur e ke mbajtur një orë. Të kalosh një orë kohë me një vajzë të bukur, do të të duket si vetëm një minutë.” Kjo kohë drejtohet nga vizioni, vlerat, principet dhe ndërgjegjja.
Gjeneratat e menaxhimit të kohës
Ja pse nuk mund të menaxhohet asnjëherë koha në mënyrë perfekte duke u bazuar në orare dhe axhenda. Sigurisht që ndihmon shumë, por nuk mjafton. Kështu, duhet gjetur mënyra për të menaxhuar edhe kohën reale, e cila siç thamë nuk varet aspak nga minutat por nga ajo çfarë ndjejmë apo bëjmë. Ka patur disa gjenerata në menaxhimin e kohës. E para, është mbështetur tek shënimet dhe listat. Gjëja që ishte para syve, bëhej e para. Gjenerata e dytë futi në lojë procesin e planifikimit, i cili ndiqej nga përgatitja. Ndërsa gjenerata e tretë, përmbante planifikimin, vendosjen e prioriteteve dhe kontrollin. I përmenda këto gjenerata sepse do të duhen për të kuptuar nëse është e nevojshme një gjeneratë e katërt në mënyrën se si menaxhohet koha. Unë mendoj se po, meqë mënyrat e deritanishme nuk e kanë zgjidhur asnjëherë problemin e menaxhimit të kohës. Dhe një nga përkufizimet e idiotësisë është “të bësh të njëjtat gjëra gjithmonë dhe të presësh rezultate të ndryshme sa herë që i bën”.
Si do të ishte mënyra e re e menaxhimit të kohës?
Një gjeneratë e katërt duhet të mbështetej më tepër tek elementët që drejtojnë kohën tonë reale. Duhet të jetë një mënyrë e re e të menduarit në të cilën jo vetëm që individi duhet të vendosë se si do të shfrytëzojë kohën, por duhet të vendosë për mënyrën se si do të udhëheqë jetën e tij. Jeta që jetohet në gjeneratën e ardhshme duhet të udhëhiqet nga kuptimi, kontributi dhe balancimi i gjërave.
Elementët që duhet të mbizotërojnë janë:
- vëmendja tek efiçenca,
- tek principet dhe
- tek marrëdhëniet me njerëzit.
Njerëzit duhet të konsiderohen si më të rëndësishëm sesa agjendat dhe oraret. Gjithashtu, kjo gjeneratë duhet të marrë pikat më të mira të të tre gjeneratave të mëparshme.
Si të zbatojmë në praktikë gjeneratën e re?
Edhe vizioni dhe principet që i gjejmë tek ndërgjegjja jonë, duhen organizuar. Mënyra që po paraqes këtu përbëhet prej gjashtë hapave, që nëse ndiqen siç duhet mund të perfeksionizojnë menaxhimin e kohës personale apo atë të të bërit biznes:
Kuptimi i misionit tënd (apo të organizatës).Në këtë pikë të parë është shumë e rëndësishme që t’i japësh përgjigje pyetjeve të tilla si: Çfarë i jep kuptim jetës time? Cilat janë gjërat më të rëndësishme për mua? Çfarë synoj të arrij në të ardhmen? Këto pyetje janë të domosdoshme për t’u përqendruar tek gjërat që vërtet dëshiron të bësh dhe nuk harxhon më kohë duke mos qenë i sigurt mbi këto përgjigje.
Sqarimi i roleve (apo detyrave). Secili prej nesh ka role të ndryshme në jetë. Kemi nga një rol në familje, një në punë, një në shoqëri, etj. Secili prej këtyre roleve ka objektiva dhe përgjegjësi të ndryshme. E rëndësishme është që të mos lësh pasdore asnjërin nga këto role.
Identifikimi i qëllimeve dhe objektivave. Mund të përcaktosh çdo javë për secilin nga rolet e mësipërme se cilat janë gjërat më të rëndësishme për të bërë, që do të kenë efekt sa më pozitiv. Në rast se bëhet fjalë për objektiva afatgjatë, atëherë përveç identifikimit afatgjatë të qëllimit, duhet të identifikosh edhe të gjithë hapat e vegjël drejt atij qëllimi.
Organizim javor. Mbajtja e shënimeve, kalendarëve apo agjendave mbi objektivat e mësipërme, ndihmon në shumicën e rasteve. Megjithatë, në mënyrë që të shmanget një stres i vazhdueshëm në krijimin e agjendave shumë të shpeshta, një organizim javor i kohës do të ishte më i thjeshtë dhe më pak i lodhshëm. E rëndësishme në këtë pikë është që të kuptohet se çelësi është që të bësh një agjendë të prioriteteve dhe jo të prioritizosh axhendat. Mos bëj gjithmonë gjënë më urgjente, por atë më të rëndësishme.
Gjej vazhdueshmërinë. Në rast se organizimi i një jave rezulton e suksesshme, atëherë organizimin e javës së ardhshme mbështete tek java e mbyllur me sukses. Gjithmonë është ide e mirë që të ngresh themelet e diçkaje mbi të cilën suksesi është i provuar.
Vlerësimi. Ky hap është përgjithësisht individual dhe gjithkush mund të ketë mënyrat e veta të vlerësimit. Mund të krijosh edhe shpërblime për veten, në rast se përmbush objektiva të caktuara. Vlerësimi mund të bëhet bazuar mbi shifra, por edhe mbi mënyrën se si ndjeheni. Ky proces vlen edhe për të modifikuar gjërat që nuk shkojnë mirë me menaxhimin e kaluar të kohës.
Mos harroni: Një udhëtim prej 1000 kilometrash duhet të nisë me një hap të vetëm!
© Nuk lejohet riprodhimi i shkrimeve pa vendosur autorësinë e revistës "Psikologjia" dhe pa cituar burimin.
