Ngrini dorën nëse nuk e keni gjetur veten nën stres të paktën një herë në karrierën tuaj të punës, sepse keni qenë të mbingarkuar me projekte të rëndësishme për të ndjekur. Konkretisht, dy projekte, të cilat për shefin apo këdo që ishte në emër të tij ishin të një rëndësie jetike dhe të pazëvendësueshme. Ndoshta edhe me dy përfaqësues të ndryshëm dhe dy grupe të ndryshme pune . Në epokën e multitasking dhe shtimit të stresit të punës, kjo dhe më shumë mund të ndodhë.
Në letër ka kohë kushtuar njërit projekt dhe tjetrit – për shembull nga e hëna në të mërkurë duhet të përqendroheni tek i pari, ndërsa të enjten dhe të premten në tjetrin – por shpesh takimet, detyrat dhe urgjencat mbivendosen. Si të organizoni punën në zyrë në mënyrën më të mirë të mundshme, pa humbur kohë dhe shëndet dhe si të mos ju kaplojë ankthi?
Irene Novello, nënkryetarja e Apoi, shoqata e organizatorëve profesionistë, punon për të ndihmuar njerëzit të menaxhojnë kohën e tyre më mirë.
PLANIFIKONI TË GJITHA AKTIVITETET
“Për të mbijetuar mirë dy ose më shumë projekte, gjëja themelore është të jesh në gjendje të planifikosh të gjitha aktivitetet që përfshijnë të dyja. Një mjet shumë i dobishëm është grafiku Gantt , një planifikues që ka kornizën kohore të projektit në pjesën horizontale; orë, javë, muaj, ku duhet të vendosen të gjitha afatet. Në pjesën vertikale, megjithatë, i fus të gjitha aktivitetet dhe fazat e këtij projekti, afatet faza pas faze, kush çfarë bën (nëse kam njerëz që punojnë në këtë projekt, i fus këtu). Nëse plotësoj gjithçka në mënyrë korrekte, kam një sy se ku jam në çdo moment të projektit. Kjo më lejon të menaxhoj urgjencat pa u mbingarkuar prej tyre , sepse pasi të përfundojë urgjenca, unë kam një bazë planifikimi që më lejon të kthehem aty ku isha përpara se të shpërqendrohesha nga orari. Është e qartë se një diagram është efektiv kur ndahet me shumë njerëz.”
SHMANGNI KËRCIMIN NGA NJE GJË NË TJETRËN
“Duke caktuar një plan kohor të aktiviteteve që do të kryhen, duhet të shmangni ndërprerjet e vazhdueshme dhe ‘kalimin’ e vazhdueshëm nga një projekt në tjetrin: për shembull, në fund të mëngjesit dhe në fund të ditës mund të kontrolloni emailet e projektit tjetër, për t’u lidhur me kolegët. Ne duhet të përgjigjemi duke zgjedhur vetëm gjërat që varen ekskluzivisht nga ne. Nuk duhet të mbytemi nga komunikimet, por të zgjedhim vetëm ato thelbësore”.
METODA KANBAN
“Një strategji tjetër e mundshme organizative për t’u përdorur kur punoni me shumë njerëz në projekte të ndryshme është metoda Kanban, një lloj diagrami shumë i thjeshtuar që Toyota e ka përdorur për disa dekada. Ai konsiston në përdorimin e një tabele të ndarë në “gjëra të bëra – gjëra për të bërë – gjëra në progres”: të gjithë aplikojnë shënimet e postuara në të me aktivitetet e ndryshme dhe i lëvizin ato sipas ecurisë së punës. Kështu që ju gjithashtu mund të mbani një sy mbi njëri-tjetrin. Gjëja themelore është që programimi është i përbashkët: në këtë mënyrë ne punojmë shumë më mirë dhe jetojmë shumë më mirë.
KËSHILLA TË VOGLA
“Nëse ju ndërpresin vazhdimisht, është e vështirë të vazhdoni në mënyrë lineare në aktivitetet tuaja: në Gjermani është zakon të vendosni një shenjë në derën e zyrës së secilit që tregon konceptin “Unë jam duke punuar” . Në Itali tashmë është më e vështirë të aplikosh, por është çështje e mbrojtjes së shëndetit. Duke vazhduar të punoj në mënyrë konfuze (siç ndodh shpesh) me shumë inpute, në fund të ditës përfundoj i rraskapitur dhe kam përfunduar 20% të detyrave që duhet të bëja. Të qenit i fokusuar vetëm në një gjë ndihmon si veten ashtu edhe të tjerët, vetërregullimi nga ndërprerjet është i një rëndësie thelbësore.”
DHJETË MINUTA NË DITË PËR T’IA DALË
“Kur punoni, idealja është të mbyllni në heshtje të gjitha njoftimet e telefonit celular: humbni shumë kohë duke mbajtur në hap me të gjitha përditësimet. Për shembull, nëse lexoj një email në momentin që mbërrin, humbas disa minuta duke e lexuar dhe po aq minuta humbas për të rifituar përqendrimin. Me këtë ritëm humbas shumë kohë gjatë ditës. Idealja është që kur të ktheheni në shtëpi, t’i kushtoni dhjetë deri në pesëmbëdhjetë minuta leximit të të gjitha njoftimeve në pritje dhe organizimit të aktiviteteve të ditës së nesërme: parandalimin e emergjencave për të mos mbytur”.
© Nuk lejohet riprodhimi i shkrimeve pa vendosur autorësinë e revistës "Psikologjia" dhe pa cituar burimin.
