Sa emaile dërgojmë dhe marrim çdo ditë, për punë ose për arsye personale? Sigurisht shumë. Por, a jemi vërtet të sigurt, kur i dërgojmë ata, që të mos bëjmë gabime që mund të na vënë në një dritë të keqe ndaj atyre që i marrin ato?
Këtu janë disa rregulla që duhet të respektohen për të shmangur mashtrimin:
1) Objekti
Gjithmonë shkruajeni temën e emailit. Kjo do të ndihmojë marrësit për një ide të menjëhershme të përmbajtjes dhe më vonë ta paraqesë atë së bashku me të tjerët në lidhje me të njëjtat tema
2) Teksti
Teksti i gjatë? Asnjëherë! Në disa, linja koncize, ne duhet të shprehim idenë ose kërkesën që përmban mesazhi. Nëse kemi koncepte më komplekse, është më mirë të përdorim bashkëngjitjet (Pdf, Doc, Xlsx) dhe marrësi zgjedhë për ta shqyrtuar menjëherë ose në një kohë më vonë.
3) Lidhjet
Sigurohuni që skedarët të kenë një peshë modeste (disa megabajt), përndryshe përdorni një nga shërbimet e shumta të ruajtjes në dispozicion në rrjet (Dropbox, WeTransfer, Mega etj)
4) Shkronja të vogla ose Kapitale?
Gjithnjë shprehu vetëm me shkronja të vogla! Shkronja e madhe, në internet, nëse dërgoni email/chat ose përdorimi i ndonjë mjeti tjetër të komunikimit me tekst, është ekuivalent me të bërtiturën në botën reale.
5) Përgjigjuni
Do të duket e parëndësishme, por është një rregull që fatkeqësisht shpesh nuk respektohet. Shkruani një rresht për ata që na dërgojnë një email duke kërkuar informacion merr shumë pak kohë dhe është një veprim shumë i mirëpritur.
6) Përgjigjuni shpejt
Disa marrin ditë apo javë, për t’u përgjigjur. Nëse nuk përgjigjeni menjëherë do të thotë që po vendosni të dhëna komplekse që kërkojnë disa ditë. Përndryshe, është moskokëçarje apo vrazhdësi e thjeshtë.
7) Përgjigjet në grup apo jo?
Nëse ka më shumë bashkëbisedues në një email, këshillohet të kontrolloni, të paktën nga përgjigjja e dytë, nëse ata janë ende të përfshirë të gjithë në diskutim. Përndryshe, është mirë të eliminohen ata që nuk janë më të interesuar.
8) Humor
Syri nuk duhet të përdoret për shaka: ato mund të keqkuptohen lehtë sepse nuk kanë shprehje të fytyrës dhe tonin e zërit që, personalisht, heqë gjysmën (ose pothuajse) çdo keqkuptim.
9) Rilexo
Mos u nxitoni të shtypni butonin Send. Rilexoni emailin! Në këtë mënyrë ju mund të korrigjoni gabimet drejtshkrimore ose gabimet konceptuale.
10) Kushtojini vëmendje asaj që shkruani
Nëse është e-mail pune është më mirë të mos shkruani ndonjë gjë që një ditë mund të përdoret kundër nesh. Edhe këtu, rilexoni e-mailin dhe pastrojeni nga fraza shumë konfidenciale ose komprometuese.
Përgatiti: Brikela Daci / Burimi / tecnologia.tiscali.i
© Nuk lejohet riprodhimi i shkrimeve pa vendosur autorësinë e revistës "Psikologjia" dhe pa cituar burimin.
